نظم المعلومات في المنظمة
في عصر التدفق الهائل للبيانات، أصبحت المعلومات موردًا استراتيجيًا حيويًا. نظم المعلومات تدمج التكنولوجيا مع الأفراد والإجراءات لتحويل البيانات إلى معلومات قيمة.
المنظمة والمعلومات: التكامل الأساسي
نظام الإدارة
التخطيط والرقابة واتخاذ القرارات.
نظام المعلومات
تدفق الخدمات والأنشطة المساندة.
نظام العمليات
تجميع الأفراد والخامات والأنشطة.
الهيكل التنظيمي
يحدد حدود السلطة والمسؤوليات الإدارية. يجب تطابقه مع هيكل المعلومات.
هيكل المعلومات
يحدد آلية انتقال المعلومات عبر المستويات. السرعة والدقة تحسن صنع القرار.
المعلومات: من البيانات إلى القيمة
البيانات
أرقام وكلمات ورموز أولية.
المعالجة
تطبيق وتحليل وتنظيم وتلخيص.
المعلومات
بيانات ذات معنى قابلة للاستخدام.
كفاءة صنع القرار تتوقف على دقة المعلومات. التخطيط السليم يقوم على مصداقية المعلومات.
معلومات خارجية
- اللوائح والقوانين والتشريعات
- المتغيرات الاقتصادية والسوقية
- قوانين العمالة والاستثمار
معلومات داخلية
- التنبؤ بأعمال المنظمة
- المعلومات المالية والسياسات
- مؤشرات تقييم الأداء
ماهية النظم: الأساس الفكري
نظرية النظم تمثل محاولة منهجية شاملة لدراسة أي ظاهرة. منهج يتجاوز النظرة التقليدية للأشياء المنفصلة.
هدف النظام
كل نظام له هدف عام وأهداف فرعية متناسقة.
مستويات النظام
نظم فرعية متكاملة تشكل النظام الكلي.
الكلية والشمول
النظام نتاج تفاعل الأجزاء والمكونات.
التكيف
قدرة الاستجابة لمتغيرات البيئة الخارجية.
مكونات النظام: النموذج المبسط
01
المدخلات
كل ما يدخل للنظام من مصادر داخلية وخارجية. تتباين حسب نوع النظام.
02
العمليات
الأنشطة التي تحول المدخلات إلى مخرجات. معالجة وتحويل البيانات.
03
المخرجات
ما ينتج عن النظام من معلومات ومنتجات وخدمات.
04
التغذية العكسية
ردود الأفعال عن المخرجات. رقابة وضبط النظام.
النظم المغلقة
لا تتصل بالبيئة الخارجية. للدراسة النظرية فقط.
النظم المفتوحة
تتفاعل مع البيئة. معرضة للاضطراب وعدم التوازن.
النظم شبه المغلقة
مدخلات محددة ومعروفة. أكثر استقرارًا وتوازنًا.
نظم المعلومات: التعريف والمكونات
نظم المعلومات: منظومة متكاملة من العنصر البشري والآلات تهدف لتقديم المعلومات لدعم اتخاذ القرارات.
الناس
العنصر البشري الذي يدير ويستخدم النظام.
البيانات والمعلومات
المادة الخام والناتج النهائي للنظام.
الإجراءات
القواعد والخطوات المنظمة للعمل.
البرمجيات
البرامج التي تعالج البيانات.
عتاد الحاسب
الأجهزة والمعدات المادية.
الاتصالات
شبكات نقل المعلومات والبيانات.
أهمية نظم المعلومات
3
وظائف أساسية
تذكر الماضي، التعامل مع الحاضر، الإعداد للمستقبل.
على مستوى الدول
ضرورة استراتيجية للبقاء والقوة
حتمية لإدارة الدول الحديثة والتخطيط الوطني الفعال.
أداة لتحقيق السياسات
تزويد الدولة بالتقارير والبيانات الإحصائية اللازمة.
عنصر من عناصر التقدم المعرفي
بنوك وشبكات وطنية للمعلومات منسقة.
على مستوى المنظمات
زيادة كفاءة الإدارة
معلومات دقيقة ومختصرة في الوقت المناسب. قرارات فعالة وممارسة وظائف إدارية أفضل.
تجميع ومعالجة البيانات
جمع من مصادر مختلفة. معالجة وربط متكامل لخدمة جميع الإدارات.
إصدار التقارير
تقارير متنوعة دورية أو فورية. تجميعية أو تفصيلية عن النشاطات.
زيادة سرعة القرارات
قدرة هائلة في إعداد التقارير. معالجة كم كبير بشكل آني ولحظي.
نظم المعلومات vs تكنولوجيا المعلومات
تكنولوجيا المعلومات هي الأساس التقني. نظم المعلومات هي المنظومة الكاملة التي تدمج التكنولوجيا مع الأفراد والعمليات.
عناصر ومستويات نظم المعلومات
عناصر النظام وفق نظرية النظم
1
المدخلات (البيانات)
المادة الخام: رموز مجردة ليس لها معنى بحد ذاتها.
2
عمليات المعالجة
التصفية، الفهرسة، التخزين، التحديث، الاسترجاع.
3
المخرجات (المعلومات)
بيانات معالجة ذات معنى وقيمة حقيقية.
4
التغذية العكسية
أداة رقابية لمقارنة المخرجات بالأهداف.
المستويات الإدارية للنظم
المستوى الاستراتيجي
الإدارة العليا: وضع الأهداف وصياغة الإستراتيجية.
المستوى الإداري
الإدارة الوسطى: الإشراف والتوجيه والرقابة.
المستوى المعرفي
تنمية المعرفة لدى العمال وتطبيقات العمل.
المستوى التشغيلي
الإدارة الدنيا: تسيير العمل اليومي.
أنواع نظم المعلومات وريادة الأعمال
التصنيف حسب الوظيفة
الموارد البشرية
معلومات عن الأفراد العاملين ومؤشرات الأداء.
المالية
التغيرات المالية والميزانية وتدفق النقد.
التسويق
تحديد الزبائن وترويج المنتجات والخدمات.
العمليات
تدفق العمليات والمواد والإنتاج والنقل.
العلاقة مع ريادة الأعمال
الإبداع والتفرد
الميزة التنافسية
النظرة المستقبلية
دعم صنع القرار
تحسين العمليات
تطورات تكنولوجيا المعلومات تزود الإدارة بالفرصة لتطوير منتجات وسلع جديدة. تحقيق الميزات الإستراتيجية عن طريق دعم صناعة القرار وإعادة هندسة الأعمال.